Dexter: ANALISA SISTEM PENJUALAN TIKET PADA PT.TRAVELPLAN INDONESIA

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

Definisi sistem menurut buku analisis dan desain, terdapat dua kelompok pendekatan pendekatan didalam mendefinisikan sistem yaitu yang menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.

1 Berdasarkan Penekanan Prosedur

Menurut Jogiyanto, H.M (2008:1) Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

B Berdasarkan Penekanan Komponen

Menurut Jogiyanto, H.M (2008:2) Sistem adalah kumpulan dari elemenelemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.1 Karakteristik Sistem

Menurut Jogiyanto, H.M (2008:3) suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu :

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.Komponen-komponen atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batas Sistem

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem

Lingkungan luar sistem (environment) dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem sehingga harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan untuk lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung Sistem

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Keluaran (output) dari suatu sitem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem Masukan (input) adalah energi yang dcmasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan signal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran. Sasaran (objective) dari sistem sangat menentukan sekali masukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.

2.1.1.

2.1.2. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Kadir (2006:10) memberikan definisi bahwa ”sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan”.

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang tersebut dengan blok bangunan (Building Blok) yang terdiri dari :

a. Blok Masukan ( Input Block )

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input termasuk metode - metode dan media untuk data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen – dokumen dasar.

b. Blok Model ( Model Block )

Model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data yang sudah tersimpan dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Blok Keluaran ( Output Block )

Keluaran merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

d. Blok Teknologi ( Technology Block )

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

e. Blok Basis Data ( Database Block )

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras computer dan di butuhkan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

f. Blok Kendali ( Control Block )

Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah dan apabila terjadi kesalahan-kesalahan dapat dengan cepat diatasi.

2.1.3. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Sistem Informasi Manajemen didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa.

Sistem informasi menejemen adalah sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, menejemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur, pedoman, model menejemen dan keputusan, serta sebuah database. Menurut Humdiana dan Indrayana (2006:3) “Sistem Informasi Manajemen adalah berhubungan dengan perencanaan, pengembangan, manajemen dan menggunakan alat tekhnologi informasi untuk membantu orang melaksanakan semua tugas yang berkaitan dengan proses dan manajemen informasi”. Sistem Informasi Manajemen pada umumnya adalah sistem informasi pendukung manajemen yang menghasilkan laporan, tampilan dan respon yang telah dispesifikasikan secara periodik, khusus berdasarkan permintaan dengan berbasis komputer dan pelapor wajib. Pada dasarnya orang dapat membahas sistem informasi menejemen tanpa komputer, tetapi kemampuan komputerlah yang membuat Sistem Informasi Menejemen terwujud.

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. UMUM

Seiring perkembangan teknologi kini semua perusahaan baik yang beorientasi pada jasa atau produk ikut berkembang pesat. Penjualan tiket termasuk pada usaha di bidang jasa. Karena banyaknya data yang keluar masuk membuat data lebih sulit diatur, maka peran sistem sangat diperlukan dalam perusahaan. Dengan adanya sistem penjualan tiket dalam PT.TRAVELPLAN INDONESIA maka penjualan dan pendataan dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.

3.2. TINJAUAN PERUSAHAAN

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Pada 6 September 2007, seorang profesional muda mencoba untuk mendobrak inovasi bisnis perjalanan di Indonesia. Teuku Mulizar Akbar terinspirasi untuk memberikan entuhan baru dalam bisnis perjalanan Indonesia dengan inovasi sistem perencanaan dan pelayanan yang kreatif dan dinamis.

TravelPlan adalah sebuah biro perjalanan yang mengedepankan kepuasan pelanggannya dalam setiap pelayanan yang diberikan. Maka dari itu TravelPlan selalu memposisikan diri sebagai rekan konsultan bagi para pelanggannya, untuk mencari solusi terbaik pada setiap perencanaan perjalanan pelanggannya.

TRAVELPLAN GROUP sebagai Biro Perjalanan Wisata dan saat ini telah berkembang sebagai “Perusahaan Bisnis Jasa” terbesar yang memberikan kepuasan pelanggan serta solusi terbaik bagi para klien & partner nya. Sesuai dengan motto Awal TRAVELPLAN INDONESIA : “Your Travel Partner Solution”, TRAVELPLAN memberikan Solusi, Sentuhan dan Nilai Tambah tersendiri dalam setiap pelayanannya. Hal ini ditandai dengan berkembangnya TRAVELPLAN Indonesia , menjadi TRAVELPLAN GROUP , membuka 4 Unit bisnis baru di penghujung tahun 2010. TRAVELPLAN telah dipercaya menangani lebih dari 20 perusahaan besar di seluruh Indonesia , serta meningkatkan volume perjalanan lebih dari 20.000 orang pelaku perjalanan di setiap tahunnya.

TRAVELPLAN PRODUCTION adalah mitra untuk bekerjasama di bidang penyelenggaraan beragam acara, baik skala nasional maupun internasional. TravelPlan didukung SDM profesional dan berpengalaman di bidang event organizer, stage & decoration, multimedia serta sound & lighting. TravelPlan selalu bekerja dalam teamwork yang solid, yang selalu menghadirkan karya kreatif, inovatif dan berkualitas. Pengalaman telah menjadikan TravelPlan selalu memegang teguh komitmen tepat waktu, kualitas dan layanan terbaik. Keberhasilan demi keberhasilan telah membuahkan kepercayaan besar dari klien-klien TravelPlan.

Data Singkat mengenai perusahaan

Nama perusahaan : PT.TRAVELPLAN INDONESIA

Alamat perusahaan : Kompleks Rukan Tendean Square No. 7

Jl. Wolter Monginsidi No. 122-124 Kebayoran Baru,Jakarta Selatan

Telp : 021 - 727 808 62 (Hunting)

Fax. 021 - 727 808 63

3.2.2. Struktur Organisasi

Untuk mengolah perusahaan dengan baik dan optimal, terutama terhadap sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan dalam bentuk struktur organisasi merupakan sarana yang sangat penting untuk menjalankan fungsinya.

Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu kerangka yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu kerjasama. Bentuk struktur organisasi yang dimiliki PT.TRAVELPLAN INDONESIA adalah sebagai berikut :

Tugas dan Fungsi :

1) Manager

Bertugas bertanggung jawab penuh dan harus mampu untuk mencari solusi terhadap masalah umum dilingkungan perusahaan maupun diluar perusahaan.

2) Finance

Adalah divisi yang menangani serta bertanggung jawab terhadap laporan keuangan yang ada diperusahaan.

3) Tiketing

Adalah divisi yang bertugas menangani segala macam pengurusan tiket, dimulai proses memberikan informasi penerbangan, reservasi data calon penumpang, dan cetak tiket (issuing ticket).

4) Kasir

Bertanggung jawab dalam pelaksanaan transaksi atau pembayaran, dan menyiapkan laporan penjualan harian.

5) Tour

Adalah divisi yang bertugas menangani segala macam tour paket wisata dan pemesanan hotel, dimulai proses reservasi, cetak voucher hotel.

6) Security

Adalah divisi yang bertugas dalam pengamanan agar terhindar dari tidakan kejahatan atau kriminalitas demi kelancaran proses berjalannya operasional perusahaan.

7) Messenger

Divisi yang bertugas menangani operasional diluar perusahaan seperti pengantaran tiket, voucher, dan melakukan transaksi kepada para pelanggan diluar perusahaan.

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Dibawah ini akan dijelaskan mengenai gambaran tentang prosedur atau proses pemesanan tiket yang sedang berjalan di PT. TravelPlan, dimulai dari proses pemesanan, proses pembuatan tiket, proses pembayaran tiket, dan proses pembuatan laporan penjualan bulanan.

a. Prosedur Pemesanan Tiket

Pada proses ini pemesan akan memberikan data calon penumpang didalam form pemesanan kebagian tiketing. Selanjutnnya pemesan akan diberikan informasi data penerbangan berupa jadwal, rute, dan harga. Apabila pemesan setuju dangan data penerbangan maka pemesan akan memberikan informasi agar data penumpang direservasi. data calon penumpang akan diproses oleh bagian tiketing untuk dijadikan data pemesanan yang akan disimpan kedalam arsip pemesanan yang nantinya akan diproses kedalam pembuatan tiket. Jika pemesan tidak setuju dengan informasi data penerbangan yang sudah diberikan, biasanya data pemesanan akan tetap disimpan kedalam arsip pemesanan dalam batas waktu yang ditentukan.

b. Prosedur Pembuatan Tiket

Pada proses ini, cetak tiket dilakukan dengan melihat data pemesanan melalui arsip pemesanan dan melihat data penerbangan melalui arsip penerbangan. Selanjutnya tiket akan diberikan kebagian kasir. bagian kasir akan membuat invoice berdasarkan tiket yang sudah dicetak untuk menyesuaikan total harga yang tertera ditiket. setelah bagian kasir menerima pembayaran dari pemesan, maka bagian kasir akan memberikan tiket dan invoice sebagai bukti pembayaran tiket kepada pemesan. data invoice akan disimpan kedalam arsip pembayaran untuk dijadikan sebagai data pembayaran, tiket akan disimpan kedalam arsip tiket.

c. Prosedur Pembuata Laporan Penjualan

Dalam proses ini, sebelumnya finance akan melihat data pembayaran dan data penjualan akan disesuaikan sebelum di acc untuk dijadikan sebagai laporan penjualan. Dan laporan penjualan akan dilaporkan kepada direktur setiap bulannya.

3.4. Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Dari hasil analisa yang dilakukan pada PT.TRAVELPLAN INDONESIA, akhirnya dapat diketahui bentuk sistem secara garis besar yang sedang berjalan didalam perusahaan tersebut. Bentuk secara garis besarnya dapat dilihat dalam diagram di halaman berikut ini.

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

Gambar III.4 Diagram detail 2.0

3.5. Kamus Data Sistem Berjalan

Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara lebih rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang data yang dicari.

3.5.1. Kamus Data Dokumen Masukan

a. Form Pemesanan

Nama Arus Data : Info Reservasi

Alias : info reservasi

Bentuk Data : form program

Arus Data : Proses 1.0 - Pemesan

Penjelasan : Sebagai bukti pemesanan tiket

Periode : Setiap kali terjadi pemesanan

Volume : Setiap harinya limabelas lembar puncaknya duapuluh lembar

Struktur Data : Header + Isi

Header = Judul

Keterangan :

Judul * Booking *

Isi = title + first_name + last_name + no_id + fligt type + kota_berangkat + kota_tujuan + (kota_kembali) + tanggal_berangkat + tanggal_kembali + jumlah_penumpang + detail_contact + contact_person

3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran

a. Tiket

Nama Arus Data : Tiket

Alias : Tiket

Bentuk Data : Cetakan manual

Arus Data : Proses 2.0 - Pemesan

Penjelasan : Sebagai bukti reservasi

Periode : Setiap kali terjadi pemesanan tiket

Volume : Setiap harinya limabelas lembar puncaknya duapuluh lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Judul

Keterangan :

Judul * Ticket Itinerary *

Isi = passenger details + departure + arrival + city + date + time + flight number + class + baggage + valid day + fare calculation

Footer = info + terms and conditions

b. Invoice

Nama Arus Data : Invoice

Alias : Invoice

Bentuk Data : Cetak Manual

Arus Data : Proses 2.0 - Pemesan

Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran biaya reservasi

Periode : Setiap kali terjadi pembayaran biaya reservasi

Volume : Setiap harinya limabelas lembar puncaknya duapuluh lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Judul + Inv_No + To + Phone

Keterangan :

Judul * Invoice *

Inv_No * Terdiri dari 5 digit *

Isi = 1{ Nama_Penumpang + No_Penerbangan + Kelas + Ticket_No + D.O.F + Harga + Total }n

Keterangan:

D.O.F = Date Of Flight

Footer = Issued By + Received By + Printed Date

Keterangan :

Issued By * dibuat oleh *

Received By * diterima oleh*

Printed Date * tanggal pencetakan*

3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penjualan tiket. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.

3.6.1. Bentuk Dokumen Masukan

Spesifikasi dokumen masukan adalah langkah awal dalam pemrosesan data. Data-data yang ada dalam dokumen masukan tersebut adalah sebagi berikut :

Ø Form Pemesanan Tiket

Nama dokumen : Form pemesanan tiket

Fungsi : Untuk memesan tiket

Sumber : Pemesan

Tujuan : Kasir

Frekuensi : Setiap ada pemesanan tiket

Media : Form Program

Jumlah : Satu Form

Bentuk dokumen : Lampiran A.1

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah dokumen atau datayang dibuat berdasarkan hasil pemrosesan data masukan dan bentuknya dapat berupa hard copy misalnya kertas atau bersifat soft copy seperti tampilan dari layar program. Bentuk data keluaran tersebut adalah sebagai berikut :

Ø Tiket

Nama Dokumen : Tiket

Fungsi : Sebagai alat validasi perjalanan

Sumber : Kasir

Tujuan : Pemesan

Frekuensi : Setiap transaksi berhasil

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Bentuk dokumen : Lampiran B.1

Ø Invoice

Nama Dokumen : Invoice

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran

Sumber : Kasir

Tujuan : Pemesan

Frekuensi : Setiap transaksi berhasil

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Bentuk dokumen : Lampiran B.2

3.7. Permasalahan Pokok

Sistem yang berjalan di PT.Travelplan Indonesia telah berjalan dengan baik namun karena menggunakan sistem berbasis online maka ada sedikit permasalahan di sistem jaringan internet. Contohnya seperti jaringan yang sering down, atau gagalnya pemesanan tiket karena masalah jaringan internet.

3.8. Alternatif Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi permasalahan tersebut penyusun menyarankan agar PT.Travelplan Indonesia menggunakan sistem dual provider internet jadi saat salah satu jaringan sedang down jaringan kedua dapat mem-back up proses reservasi dalam perusahaan tersebut.

BAB IV

PENUTUP

4.1. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah disusun dalam penulisan makalah ini, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

Masih adanya sedikit permasalahan dalam sistem yang digunakan PT.Travelplan Indonesia karena berbasis online sangat bergantung pada jaringan internet.

4.2. SARAN

Dari hasil pembahasan makalah ini, kami menyarankan kepada PT.Travelplan Indonesia agar menggunakan dua jaringan dari provider yang berbeda untuk menunjang sistem reservasi yang berjalan di PT.Travelplan Indonesia.

DAFTAR PUSTAKA

Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.

Humdiana, dan Evi Indriyana. 2006. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Kedua. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Kadir, Abdul. 2006. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.

Sutabri, Tata. 2007. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset

LAMPIRAN A.1